DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
O objetivo da prática administrativa é poder planejar, organizar e controlar os processos zelando pela precisão da informação. A tomada de decisão é influenciada pela informação que se tem em mãos, sua utilidade é o fator do quanto ela antecede o limite de sua necessidade.
A digitalização é o caminho que pode ser tomado para que a informação assessore a prática administrativa. Os processos de digitalização são morosos e muitas vezes necessitam de colaboradores dedicados para realização e manutenção do trabalho. A rotina de uma administração resulta em documentos necessários de guarda, que se juntam a demandas anteriores formando um sistema de arquivamento de documentos físicos.
Para os documentos produzidos no cotidiano, o Dok Viewer se acopla aos processos administrativos com softwares, scanners e assessoria técnica, não alterando os processos habituais, mas sim, otimizando as rotinas e principalmente retirando dos papeis destinados ao arquivamento as suas cópias, mantendo somente documentos originais indispensáveis e garantindo a digitalização.
Para os documentos produzidos antes da implantação do Dok Viewer, é possível realizar a digitalização deste legado, o sistema possui ferramentas que tornam essas atividades práticas aos colaboradores. O contrato possui um suporte arquivístico que auxilia as atividades de digitalização, quando os colaboradores não podem ser deslocados para esta atividade, a Dok Solutions oferece este serviço.
PROCESSOS
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Avaliar, classificar, descrever, converter, editar e indexar é o processo essencial para que a gestão seja eficiente e ofereça benefícios como a redução de custos, a otimização do acesso aos registros e o armazenamento correto, reduzindo ou eliminando a perda de informações.
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Tornar-se digital através de tecnologia de scanners, facilitando o armazenamento e o gerenciamento dos dados de uma organização. Softwares e equipamentos simplificam e assessoram os processos de digitalização.
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A identificação de atributos específicos de um documento para simplificar, agilizar a localização e recuperação. Isso é feito por meio de um índice, metodologia utilizada para facilitar a localização de informações com dados descritivos.
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Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Boas práticas e sistemas GED viabilizam e garantem o arquivamento adequado.